Главная | Пресс-центр | Публикации в СМИ | Бумажки и букашки
Публикации в СМИ

Бумажки и букашки

Работники стали меньше возиться с документами

Текст: Татьяна Батенёва

Работники стали меньше возиться с документами

Работа офисных сотрудников по большей части связана с документами: входящие, исходящие, планы, отчеты, справки... Но время и новые технологии постепенно сокращают этот малопроизводительный в прошлом труд. Компания ABBYY провела ежегодный опрос, который показал, что доля тех, кто тратит половину рабочего времени на бумаги, сократилась с 60 до 50%. Хотя сам поток документов всех форматов за последние два года, по мнению респондентов, увеличился.

В чем причина? Можно было бы подумать, что сильно изменил ситуацию электронный документооборот. Но 76% опрошенных отметили, что продолжают работать с бумажными "бумагами". Хотя выросло и количество электронных документов. Их рост в формате Microsoft Office отметили 65% респондентов (против 33% годом ранее), в формате PDF - 60% (против 57% в прошлом году).

Больше всех с документами работают в бухгалтерии, управленческом учете и финансах, юридических отделах, менеджменте, на производстве, а также административный персонал. Этим сотрудникам часто приходится создавать электронные копии бумажных документов, чтобы редактировать их, собирать информацию, работать с таблицами.

В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один. Многие отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специального программного обеспечения (ПО). Половина отметили, что раз в неделю или чаще они сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% тратят свыше 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудники параллельно вычитывают обе версии текстов, хотя есть специальные программы, которые позволяют делать это гораздо быстрее.

- Сейчас появились новые возможности для усовершенствования работы с деловыми бумагами, и некоторые из них мы используем в нашей очень "бумажной" сфере - кадровом делопроизводстве, - говорит генеральный директор компании "АНКОР Учетные функции" Наталья Новоженина. - Это система, позволяющая снизить количество бумаг, относящихся к приему и движению персонала. Она позволяет не только информировать все заинтересованные стороны об изменениях, происходящих с сотрудниками, но и использовать электронные "акцепты" для согласования или блокировки информации, а также успешно реализовывать задачи административного и финансового контроля. Разработчики кадрового ПО стали также предлагать на рынке похожие решения для управления кадровыми заявками, и наши клиенты проявляют к ним большой интерес. Несмотря на то что рынок кадровых программ в России узкий по сравнению со странами Европы, думаю, что это направление продолжит развиваться.

- Да, документооборот растет, но более быстрыми темпами растут информационные технологии - создаются новые программы для автоматизации, компании активнее переходят на электронный документооборот, - отмечает руководитель группы подбора персонала кадрового агентства "Юнити" Станислав Злобин. - Контрагенты во всех договорах прописывают пункты, позволяющие им обмен информацией по электронной почте. В сфере подбора персонала все чаще проводятся скайп-интервью. Рекрутеры экономят свое время на походе к принтеру, не распечатывают резюме и оставляют комментарии сразу в печатном виде в процессе интервью. Скорее всего, в будущем походы на собеседования и личные встречи останутся в прошлом и о них будут вспоминать с улыбкой. Увеличив долю скайп-собеседований до 50%, рекрутер повышает количество собеседований в полтора раза.

Использование электронного документооборота бизнесом

Поделиться в сетях: